La contabilidad de Fundaciones y Asociaciones es muy diferente de la contabilidad mercantil de sociedades, no sólo por regirse por un Plan General Contable específico sino también por el hecho de que estas entidades sin ánimo de lucro deben perseguir el interés general en términos sociales y no el interés económico de los socios, como las sociedades mercantiles
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ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN 25-10-2022
Tabla de contenidos
¿Es obligatorio llevar la Contabilidad de fundaciones y asociaciones?
Esta pregunta tiene diferentes matices. Lo más adecuado sería distinguir entre las Fundaciones y las asociaciones y sus distintos tipos
¿Una fundación debe llevar contabilidad?
Contundentemente si. En España, por imperativo legal, la Ley 50/2002 de Fundaciones establece en su artículo 25 que todas las Fundaciones están obligadas a rendir cuentas al Protectorado. En el mismo sentido se expresan las diferentes leyes autonómicas de Fundaciones, obligando a llevar una contabilidad oficial. Además, la Ley del Impuesto de Sociedades determina que todos los obligados a presentar el impuesto deberán llevar contabilidad .Y cuando la AEAT pone su lupa, lo mejor es contar con asesores fiscales expertos en entidades sin ánimo de lucro.
¿Las asociaciones están obligadas a llevar contabilidad?
Legalmente las asociaciones están obligadas a llevar contabilidad. El artículo 14 de la Ley 1/2002 de asociaciones, establece que las mismas deben «llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad».
No obstante lo anterior, en España hay muchos tipos de asociaciones en una gran diversidad de sectores, y sólo unas pocas «elegidas» por el Ministerio de Interior son asociaciones declaradas como de «utilidad pública». Y como en este país en ocasiones sólo se entiende la obligatoriedad cuando hay sanciones de por medio, cabe señalar que sólo las Asociaciones de Utilidad Pública deben reportar y presentar sus Cuentas Anuales al Registro de Asociaciones, bien sea estatal o autonómico, ya que de lo contrario pueden perder su condición de Utilidad Pública y sus ventajas fiscales.
El resto de Asociaciones no deberán reportar cuentas, y por tanto no se les obliga a presentar su contabilidad a los Registros de Asociaciones; pero más allá de la citada obligación de la Ley 1/2002 deberían llevar la «imagen fiel” del patrimonio y de los bienes y derechos de la entidad. Esto debe ser así dado que los órganos de gobierno (Asamblea) están obligados aprobar las cuentas anualmente. Aparte esto ayudaría enormemente a cumplir con las obligaciones fiscales de las asociaciones (que pueden ser muchas). En definitiva, las ventajas de llevar una contabilidad ordenada (control de recursos y costes, asignación de proyectos, fiscalidad, etc.) son innumerables…
Claves para llevar la contabilidad de fundaciones y asociaciones
Adaptar la contabilidad al Plan Contable para entidades sin fines lucrativos
Las Fundaciones están obligadas a llevar su contabilidad adaptada según el Plan General Contable adaptado a entidades sin fines lucrativos. Igualmente lo estarán las Asociaciones declaradas de utilidad pública.
Las últimas adaptaciones al Plan Contable para entidades sin fines lucrativos datan de 2011 y el antiguo Plan contable para estas entidades se aprobó en 1997; sin embargo, a día de hoy sigue siendo chocante comprobar cómo muchas asesorías fiscales y contables no aplican estos preceptos y tratan a las asociaciones y fundaciones como si fueran una sociedad mercantil.
Por lo tanto, una de las principales pautas a seguir es llevar la contabilidad conforme a las adaptaciones contables publicadas en 2011 y al Plan General de Entidades Sin Fines Lucrativos publicado el año 2013.
¿Las asociaciones y fundaciones deben presentar Cuentas Anuales y Libros Oficiales al Registro?
Trataremos de ser breves. La presentación de los libros contables y cuentas anuales para las asociaciones no es estrictamente obligatoria, salvo que así lo definan los estatutos de la entidad o se trate de entidades de Utilidad Pública acogidas a la Ley 49/2002.
En el caso de las Fundaciones, la presentación de libros y cuentas es obligatoria, debiéndose aprobar éstas últimas en un plazo máximo de seis meses después del cierre del ejercicio.
¿Es obligatoria la llevanza de libros de actas y socios en asociaciones y fundaciones?
Obligatorio, según la Ley 1/2002, para las asociaciones.
Para las fundaciones los libros de actas son obligatorios según la Ley 50/2002 de Fundaciones y su Reglamento de desarrollo. En cuanto a los libros de socios, por su propia estructura éstas no suelen tener socios y por lo tanto no es exigible que sean registrados públicamente. Si se exigirán datos de donantes o colaboradores en modelos fiscales obligatorios, como el modelo 182. También se puede exigir una relación de los mismos en las Cuentas Anuales. Esto hace muy importante el control de los donativos dentro de la contabilidad de la Fundación o Asociación de Utilidad Pública.
Las fundaciones deben presentar obligatoriamente un Plan de Actuación en el que definan sus actividades.
El plan de actuación de una fundación consiste en una previsión desglosada de las actividades a llevar a cabo en el siguiente año. Asimismo se deberán detallar los gastos e ingresos previstos.
El plan de actuación es de obligatoria presentación en los últimos tres meses del ejercicio para todas las fundaciones de ámbito estatal. También varias leyes autonómicas de fundaciones lo exigen. Dado que en este plan de actuación se deben reportar los resultados económicos previstos de las actividades, resulta fundamental definir estas antes de comenzar con la contabilidad.
Las fundaciones deben separar sus ingresos mercantiles de los ingresos por fines propios
Entrando ya en la parte de asesoramiento fiscal, siempre relacionado con la contabilidad, resulta fundamental distinguir las actividades económicas (uso de recursos para producir bienes o servicios y venderlos), de las actividades en cumplimiento de fines de la entidad. A la postre esto será vital de cara a la futura tributación el IVA y Sociedades.
Contabilidad analítica para fundaciones y asociaciones
Este punto está completamente relacionado con los dos anteriores.
La contabilidad analítica separa ingresos y gastos por actividades y por proyectos, de tal forma que nos reporta resultados individualizados que nos permitirán reflejar estos en el plan de actuación y la memoria anual. Por ello y para reflejar correctamente los resultados de cada una de las actividades en las cuentas anuales de fundaciones y asociaciones de utilidad pública, es estrictamente necesaria la llevanza de contabilidad analítica.
Por otro lado, las asociaciones comunes también necesitarán separar sus actividades de cara a la presentación de impuestos (las actividades económicas van sujetas a IVA y al pago del impuesto de sociedades; por ejemplo una feria promocional).
Por poner otro ejemplo de contabilidad de Fundaciones, supongamos una entidad que solamente tiene ingresos de socios y de un bar en el que se reúnen los mismos y también vende al público. Esta claro que deben ser dos actividades bien separadas en la contabilidad analítica de la fundación.
Los ingresos de los socios quedarán contabilizados en la cuenta 720 dentro del PGC de ESFL y son determinados como propios de la actividad de la entidad, por lo que no tributarán en el impuesto de sociedades. Por el contrario, los ingresos de ventas del bar se deben llevar a la cuenta 705 como ingresos de explotación económica y tributarán al tipo del 10% en el Impuesto de Sociedades.
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Preparar la contabilidad de cara al impuesto de sociedades
La verdad es que muchas asociaciones y fundaciones están obligadas a presentar el impuesto de sociedades, aunque aún no lo sepan (como explicamos en nuestro artículo). Hacienda también controla mucho a Fundaciones y Asociaciones , con lo que no se puede descartar que en un futuro próximo la obligación de presentar impuesto de sociedades se extienda a todas las asociaciones y entidades sin fines lucrativos desde el primer euro de ingresos. Con ello, como hemos comentado, es obligatorio llevar la contabilidad de una fundación o asociación completamente actualizada y revisada para cumplir con la AEAT y los organismos estatales que controlan las cuentas.
Habrá que estar pues muy atentos a los límites y cambios fiscales en un futuro. En especial se debe controlar que las actividades realizadas por las asociaciones o fundaciones no sean consideradas por Hacienda como actividad económica ya que en ese caso hay que pagar impuesto de sociedades . Aunque muchos no lo crean la AEAT es muy restrictiva en este aspecto, buscando recaudar.
Preparar una contabilidad ordenada y acorde con las obligaciones fiscales nos evitará posteriores sanciones y problemas de este tipo en un futuro.
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