Qué es el modelo 840, quién debe presentarlo y cuándo.

El Impuesto de Actividades Económicas, al que normalmente llamamos IAE, es uno de los tributos con una regulación más antigua en nuestro ordenamiento jurídico. Esto provoca que muchas veces nos resulte difícil entenderlo y quizás sea «algo traicionero» a la hora de cumplir nuestras obligaciones con Hacienda. Por eso, es importante conocer el modelo 840 y cuándo tenemos que presentarlo para cumplir con la ley del IAE.

Qué es el modelo 840 y en qué consiste

Cuando hacemos referencia a modelos tributarios estamos hablando de documentos a través de los que informamos a Hacienda de nuestra actividad económica. En el caso del modelo 840 este tiene varios propósitos, pero todos ellos relacionados con el IAE.

Para qué sirve el modelo 840

El modelo 840 de Hacienda es un documento a través del que nos damos de alta, de baja o incluso modificamos el epígrafe del IAE en el que estamos inscritos en función de la actividad o actividades económicas que ejerzamos y de nuestra cifra de negocios.

Por ello, y en relación con la cifra de negocios (o cifra de ingresos anual), es importante conocer que  cuando esta cifra pase del millón de euros, se deberá presentar el modelo 848; siempre y cuando no se haya informado previamente de esta cifra presentando liquidación del impuesto de sociedades, o el modelo 184 para comunidades de bienes.

Quién debe presentar el modelo 840

Las personas físicas (incluidos los autónomos) no tienen que presentar el modelo 840, ya que están exentos del IAE. En el caso de las empresas estas no tienen obligación de presentar este modelo en sus dos primeros años de actividad, y tampoco si su cifra de negocio no supera el millón de euros.

Por tanto, solo están obligadas a presentar este modelo las  empresas o entidades no exentas que teniendo una antigüedad superior a los dos años hayan tenido ventas por encima del millón de euros en el ejercicio anterior.

Cuándo es obligatorio presentarlo

El modelo 840 del IAE se presenta obligatoriamente en el caso que acabamos de señalar, pero también hay otros supuestos que no tienen que ver con la cifra de negocio y que acarrean la obligatoriedad de presentar este documento.

Deben presentar este modelo quienes inicien su actividad económica o la den por finalizada (declaraciones de baja), así como quienes vayan a variar el epígrafe del IAE en el que están inscritos por cambiar su actividad o quieran dar de alta o de baja un local que esté afectado indirectamente a su actividad.

También es necesario presentar este documento cuando se quieran rectificar datos que consten en declaraciones del IAE.

En el caso de sujetos que estén exentos del IAE (como los autónomos), si hay variaciones censales, se hacen las mismas a través de los modelos 036 y 037 en lugar de usar el 840.

QUE son los modelos 036 y 037

El 036 es un documento más completo que sirve para el alta censal para personas físicas y jurídicas, mientras que el 037 es un formato más reducido y se utiliza únicamente para el alta censal de autónomos.

A través de ambos también se pueden realizar muchas otras gestiones como solicitar la baja como autónomo, modificar datos personales y fiscales o cambiar de epígrafe en el IAE.

Cómo y cuándo presentar el modelo 840

Cómo rellenar el documento

En los últimos años las Administraciones Públicas han comenzado un proceso de reducción de burocracia y simplificación de trámites. A efectos del modelo 840 esto supone que rellenar el documento no es complicado, basta con completar algunas casillas para que se calcule automáticamente la cuota.

No obstante, al ser un documento a través del cual se pueden proporcionar a Hacienda diferentes informaciones, es importante asegurarse de que se rellenan las casillas que corresponden en cada caso concreto.

En la página 1 se piden los datos identificativos, los datos de la declaración y del representante si lo hubiera. También se consigna la información relativa a la actividad y a los locales afectos indirectamente a dicha actividad.

En la página 2 se hace referencia a elementos tributarios, locales y máquinas recreativas, así como a la cuota y a la parte de notificación y firmas. Por último, en la página 3 hay un anexo que hay que utilizar en caso de que sean varios los locales afectos a la actividad económica que se desarrolla.

Por tanto, la complejidad de este modelo de IAE radicará fundamentalmente en si realizamos varias actividades económicas y en consignar los elementos tributarios y especialmente las peculiaridades que afectan a los locales (superficie, almacén, etc.)

Plazo de presentación

El plazo varía en función de la información que vayamos a comunicar. Si presentamos el 840 por inicio de actividad tenemos un plazo de un mes desde que iniciemos efectivamente la misma.

Tratándose de un alta para poner fin al disfrute de la exención del IAE, lo tenemos que comunicar en diciembre del año anterior a ese en el que estaremos obligados a tributar. Es decir, si no estamos pagando el IAE por tener una cifra de negocio inferior al millón de euros pero el último año la hemos superado, en diciembre debemos presentar el 840 para indicarle a Hacienda que el siguiente año tendremos que pagar el impuesto.

En  el caso de que se inicien actividades nuevas, de cara a saber cuando están obligados a presentar modelo 840 y tributar por IAE hay que tener en cuenta siempre los dos primeros años de exención.

ejemplo práctico obligación modelo 840:

Empresa que inicia su actividad en 2017 y durante 2018 y 2019  supera el millón de euros de cifra de negocios. En diciembre de 2020 deberá presentar el modelo 840 de alta en actividades dado que en 2021 estará obligado a tributar (los dos primeros años estuvo exento).  Conviene aclarar que esto es así ya que en julio de 2020 comunicará la cifra de negocios de 2019 a partir de la presentación del impuesto de sociedades.

Si ocurre lo contrario, es decir,  estamos pagando el impuesto y ahora nuestra cifra de negocio ha bajado y vamos a empezar a disfrutar de la exención, también debemos comunicarlo en el mes de diciembre del año anterior a aquel en el que disfrutaremos de la exención.

En caso de variación de datos tenemos un mes para presentar el 840 e informar a la Agencia Tributaria. Si es una declaración de baja, hay también un mes para presentar este modelo. Si la baja fuera por fallecimiento del titular, sus herederos tienen un mes para comunicarlo a Hacienda y solicitar la baja.

Presentación telemática del modelo 840

Este modelo todavía se puede presentar presencialmente en algunos casos, pero lo más cómodo es hacerlo a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Si se tiene certificado digital se puede rellenar el documento online y presentarlo en apenas unos minutos.

En muchos casos, empresarios y autónomos hacen estos trámites a través de su asesoría de empresas, así se evitan preocupaciones y se aseguran de que cumplen sus obligaciones fiscales en tiempo y forma.

Aunque en ciertos casos hay que presentar el 036 o el 037, conocer bien el modelo 840 es fundamental para autónomos y empresarios, porque incumplir la obligación de presentarlo puede dar lugar a importantes sanciones.