La tecnología se ha incorporado a la forma en la que las administraciones públicas se comunican con los ciudadanos y las empresas; el sistema de notificaciones electrónicas de la Seguridad Social constituye la evolución de estas comunicaciones, con la pretensión de brindar un servicio más eficiente a los usuarios.
Si eres autónomo o formas parte de una sociedad, es necesario que sepas en qué consiste este sistema, ya que estarás obligado a adoptar esta forma de relacionarte con la Administración.
Tabla de contenidos
Notificaciones en la Seguridad Social
El sistema de notificaciones telemáticas de la Seguridad Social vio la luz hace unos siete años (con la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo). Su propósito era el de modernizar las comunicaciones tradicionales (a través del correo postal) sobre los procedimientos administrativos los organismos o entidades dependientes de la Seguridad Social.
En este sistema se engloban las comunicaciones relacionadas con actos de la Tesorería General de la Seguridad Social, con resoluciones emitidas por el Instituto Nacional de la Seguridad Social, y los actos emitidos por el Instituto Social de la Marina.
Actualmente las notificaciones electrónicas se regulan a través de la reciente Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, y comprende notificaciones de los siguientes tipos:
- Recaudaciones conjuntas
- Devoluciones de ingresos indebidos
- Subsidios de incapacidad temporal
- Providencias de apremio
- Procesos de apremio por cuotas
- Aplazamientos
- Reclamaciones de deudas
- Inicio del proceso de Deducción
- Estudios sobre prestación de jubilación para los trabajadores del mar
Sede electrónica de la Seguridad Social
La mejora en la atención al usuario es el punto clave que la Administración pretende tener en cuenta para poner a nuestra disposición una plataforma en línea para la tramitación de expedientes: es el caso de la sede electrónica de la Seguridad Social.
El sistema de notificaciones por vía telemática se encuentra integrado y accesible a través de la mencionada sede electrónica, siendo esta la vía preferente de tramitación de solicitudes o prestaciones, aunque aún existe la posibilidad de solicitar citas presenciales para dichos trámites. Por desgracia, tras el COVID-19 no podemos decir que la atención presencial sea nada recomendable (ya de hecho anteriormente era muy deficiente en muchos casos) ?
No obstante, la agilidad que este sistema confiere a la tramitación de expedientes, unida a la comodidad que supone tanto para los usuarios como para la Administración, hace que resulte muy recomendable realizar tales trámites a través de este medio.
Quiénes tienen obligación de usar la vía telemática
Tanto empresas como autónomos tienen la obligación de recibir las notificaciones de la Seguridad Social por vía telemática: el artículo 4 de la mencionada Orden ISM/903/2020 establece las figuras que han de utilizar el sistema de notificaciones de la sede electrónica, siendo objeto del mismo las siguientes notificaciones o comunicaciones:
- Las relativas a la actividad profesional de personas o entidades que ejerzan una profesión colegiada.
- Las relacionadas con las personas físicas adheridas, voluntaria u obligatoriamente, al Sistema RED, según lo previsto en la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo.
- Las relativas al resto de personas físicas que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento o cuidado de menores, por riesgo durante lactancia o riesgo durante el embarazo.
- Las relacionadas con los inscritos en el registro electrónico de apoderamientos, o los que ostenten un poder general, aun cuando sus poderdantes no tengan la obligación de relacionarse telemáticamente con la Administración.
Para todos los casos no recogidos en los puntos previos, el acogimiento a este método de notificaciones es de carácter voluntario y reversible, y además sigue siendo compatible con la entrega de notificaciones por vía postal. También puedes elegir desvincularte de las comunicaciones postales, y recibir notificaciones exclusivamente de forma telemática.
Quién puede recibir las notificaciones electrónicas
Tú mismo puedes recibir las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social: solo tienes que entrar en la sede electrónica y darte de alta en el sistema.
También puedes delegar la obligación de recepción a una figura denominada Autorizado RED, a través del Servicio para Designar/reasignar al Autorizado Red como receptor de notificaciones telemáticas. Normalmente esta figura del Autorizado RED la realiza la asesoría laboral o el responsable de recursos humanos y nóminas en la empresa
Incluso puedes delegar dicha obligación a un apoderado, distinto del Autorizado RED, mediante el Registro Electrónico de Apoderamiento Telemático.
En cualquier caso, la Administración limita a 2 el número de personas que pueden acceder a las notificaciones electrónicas: es decir, que puedes ser tú mismo quien acceda u otra persona a tu elección, bien un Autorizado RED, bien un apoderado.
Funcionamiento de las notificaciones telemáticas
Cuando la Seguridad Social emite una notificación, recibirás un aviso a través del correo electrónico que hayas establecido como contacto en el proceso de alta; y si has designado a un Autorizado RED, él también la recibirá.
En ese momento, comienzan a contar 10 días para que accedas a la sede electrónica de la Seguridad Social, y abras la notificación.
Procura que no se te pase el plazo, puesto que la Administración considerará la notificación como entregada si transcurren los 10 días, aunque no hayas accedido a la notificación: ten en cuenta que el procedimiento va a seguir su curso.
Cómo acceder a las notificaciones si eres autónomo o empresa
- Para ver las notificaciones de la Seguridad Social, primero tendrás que darte de alta en el sistema, ya que accederás mediante un certificado digital, o a través de la modalidad permanente del Sistema cl@ve.
- Debes completar el proceso de registro de uno de los dos medios para poder acceder: la obtención de estas credenciales de acceso a la sede electrónica de la Seguridad Social es un paso imprescindible para poder entrar a consultar tus notificaciones.
- Una vez dentro, sigue la ruta «Mi sede electrónica» > «Mis notificaciones»: el sistema te pedirá que te autentiques con alguno de los medios que hayas establecido previamente.
- Por último, en la pantalla verás un panel con todas las notificaciones disponibles para ti, y ya puedes seleccionar la que desees consultar.
El acceso a las notificaciones de la Seguridad Social por vía telemática no solo no debe constituir un problema para ti, sino que tendrás que hacerte a la idea de que será el modo preferente por el que la Administración se comunique contigo, sobre todo si gestionas una empresa o eres autónomo. En De Mesa y Vertiz Consultores, utilizamos este sistema para que estés informado en todo momento de los avances de tus trámites administrativos relacionados con la Seguridad Social.
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