Inspección de Hacienda: qué documentación de tu empresa puede ser examinada

Cuando Hacienda llama a la puerta de nuestro negocio surgen múltiples dudas. Una de las más comunes es qué documentos puede inspeccionar la Agencia Tributaria. En el siguiente artículo explicamos qué documentos nos puede requerir y en qué plazos se realiza un procedimiento inspector.

Cuando una compañía es objeto de una inspección de Hacienda se requiere una gran cantidad de documentación. Cabe señalar que hay muchas variables de documentación que la AEAT pide a una empresa; todo depende del tipo de infracción detectada o de la calificación de la infracción, entre otros factores. Lo que sí se puede determinar es qué documentación puede ser inspeccionada. Los documentos más destacados son:

Declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier tributo.
Documentos relacionados con la contabilidad. Es decir, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con consecuencias tributarias, registros y archivos informáticos, etc.

Se tiene que considerar que en el caso de negarse a este examen de los documentos correspondientes, a la empresa le puede acarrear a dos posibles consecuencias. Por un lado, la calificación de conducta como obstrucción o resistencia a la actuación inspectora. Y por otro lado, la presunción de omisión de libros y registros, que puede determinar en que se hayan incumplido las obligaciones contables. En definitiva, sanciones y multas a las puertas.

Por ese motivo es muy importante llevar una contabilidad ordenada y la conservación de los justificantes; y es que cabe recordar que Hacienda puede examinar los comprobantes hasta cinco años después de que se hayan generado. En la contabilidad de grandes empresas, los gastos generados por los trabajadores en movilidad suelen ser una fuente de errores, porque demasiadas veces se pierden los justificantes en papel, otras se dañan y otras veces no se conservan. Una buena solución para mantener la gestión de los gastos de viaje al día y estar preparado ante una inspección de Hacienda es contar con una solución digital de gestión de gastos de viaje. De esta forma se automatiza el proceso y se tienen todos los gastos generados bajo control. Además, cabe señalar un punto muy importante: si esta plataforma cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, las capturas digitales de los tiques y justificantes son válidas ante una Inspección de Hacienda. Por tanto, el dolor de cabeza de guardar los tiques originales en papel desaparece.

Por último, el RGGI autoriza la inspección de la documentación sin un plazo de tiempo determinado. Y en concreto, la Administración puede retener los libros contables de una compañía hasta un periodo superior a los ocho meses.

Hasta ahora un procedimiento inspector se realiza en un plazo aproximado de 12 meses, aunque según la última reforma legislativa, éste plazo se ha elevado hasta los 18 meses. Además, en este nuevo marco legislativo marcado fundamentalmente por la controvertida reforma de la Ley General Tributaria, se recogen novedades que afectan al régimen de la prescripción y al derecho a comprobar e investigar de la Administración. A partir de ahora, Hacienda podrá demandar documentación de comprobación de hace más de 10 años; excepto que la normativa del tributo inspeccionado establezca otra cosa.

Si quieres tenerlo todo controlado ante una inspección de Hacienda descárgate gratuitamente la guía titulada “La inspección de Hacienda en 6 pasos” elaborada por Captio. En ella encontrarás los pasos de una inspección y todos los requerimientos de la AEAT.