Modelo de factura para autónomos: todo lo que necesitas conocer

modelo factura autónomos

La aventura emprendedora es, sin duda, un camino complicado, aunque muy enriquecedor, que puede hacernos alcanzar el éxito o saborear el fracaso. Es complicado empezar un negocio desde cero, sobre todo por las muchas implicaciones legales que conlleva.

Facturas, impuestos, obligaciones contables, y un sinfín de conceptos jurídicos (especialmente mercantiles, contables y fiscales) pueden resultar muy difíciles de comprender y, por tanto, de controlar. Es por ello de vital importancia tener muy claros algunos conceptos y definir un modelo de factura para autónomos para así saber cómo hacer una factura  y así cumplir con las obligaciones legales que nos marcan el Reglamento de facturación (R.Decreto 1619/2012) y otras normas jurídicas.

Cuándo debe emitir un autónomo o empresa factura

Antes de entrar en materia, es fundamental distinguir entre factura, recibo y nota de suplidos, ya que el reglamento de facturación da un tratamiento diferente a cada uno de estos documentos:

  • Factura: la factura es el documento que justifica el pago de un bien o de un servicio y en el que se incluye diversa  información contable y fiscal. Este documento tiene carácter obligatorio, siendo necesario incluir cierta información fiscal para la validez de la misma. En este apartado cabe destacar la  factura simplificada (antes llamada ticket) ,  la cual se puede emitir en operaciones de  menos de 400 € o inferiores a 3000 € en algunas actividades (como la venta al por menor a particulares)
  • Recibo: el recibo es un documento voluntario que constituye un resguardo que el vendedor entrega al cliente como justificante de pago, cuya naturaleza es meramente informativa.
  • Nota de suplidos: los gastos suplidos son aquellos que se llevan a cabo en nombre y por cuenta de un cliente y cuyo importe se cobrará posteriormente. Así pues, en estos casos, se emite una nota de suplidos que se puede incluir en la factura y que ha de contener el nombre del cliente.

Dependiendo del tipo de cliente, la factura para autónomos deberá emitirse en un momento u otro. Veámoslo:

  • Cliente particular: cuando el cliente sea un particular o persona física, la factura deberá emitirse y enviarse en el momento en que se lleve a cabo la operación comercial.
  • Cliente autónomo o empresa: cuando el cliente sea una empresa o un autónomo, la factura deberá emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación. Por otro lado, esta factura se deberá enviar en el plazo de un mes desde que fue emitida. Por ejemplo, si un cliente autónomo ha comprado a una empresa de bebidas un palé de refrescos el día 18 de septiembre, la factura deberá ser emitida antes del día 16 del mes de octubre.
  • Operaciones intracomunitarias: las operaciones intracomunitarias son aquellas operaciones comerciales que se llevan a cabo entre Estados miembros de la Unión Europea. En este caso, las facturas se deberán emitir antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se llevó a cabo el transporte de bienes objeto de la operación intracomunitaria.

plantilla factura autónomos

Qué información debe incluir una factura

Los autónomos deberán emitir obligatoriamente las facturas que acrediten el cobro de los servicios o actividades profesionales que presten. Para que estas sean válidas y legales, deberán reunir una serie de datos. No obstante, existen multitud de modelos de factura que se pueden usar para facilitar el trabajo. En cualquier caso, es primordial saber cómo hacer facturas de autónomos. Así pues, las facturas deberán contener los siguientes datos:

  • Número y serie de factura para autónomos. 
  • Fecha de expedición y de la operación.
  • NIF e identificación de quien expide, es decir, del autónomo. En este caso, se deberá añadir su nombre y dirección fiscal y su Número de Identificación Fiscal, así como su DNI, su localidad y provincia.
  • Identificación de los bienes o servicios objeto de la operación.
  • Tipo impositivo de aplicación.
  • Contraprestación total, desglosando, además, los costes.
  • Datos de cliente, entre los que deberán estar el CIF, la denominación social de la entidad y la dirección completa de la misma.

Además de estos datos obligatorios, los autónomos podrán incluir datos voluntarios como el e-mail o el teléfono de contacto, así como otras vías de comunicación a través de las cuales el cliente pueda ponerse en contacto con el empresario.

Puede resultar complicado cumplir con todos estos datos, por lo que lo mejor es optar por utilizar plantillas de facturas de autónomos, para que no se nos olvide ningún dato,  o bien utilizar una factura para autónomos modelo en la que fijarnos:

modelo de factura para autónomos

En qué consiste el modelo de factura para autónomos

Son muchos los autónomos que descuidan la elaboración de facturas. Sin embargo, esto no es solo una obligación legal, sino que, además, es de suma importancia para documentar todos los cobros y todos los servicios prestados, así como para cumplir con las obligaciones fiscales de cualquier empresario.

Esta tarea es, sin duda, bastante complicada, por lo que son muchos los que optan por utilizar un  modelo de factura para autónomos, entendiendo éste como un patrón específico que tiene por objeto documentar la actividad profesional de un autónomo y de esta forma cumplir con las obligaciones formales. Este modelo será, además, fundamental para gestionar los ingresos y los gastos que tiene cualquier empresario.

¿Debo aplicar IVA e IRPF a una factura?

Aplicación de IRPF en factura

Los autónomos, como norma general, no están obligados a incluir las retenciones de IRPF en sus facturas. De hecho, los autónomos que aplican IRPF en sus facturas son minoría, siendo aquellos dados de alta en los epígrafes de actividades profesionales del IAE o Impuesto de Actividades Económicas.

No obstante, como profesional  se aplicará retención solamente en las facturas que tú como autónomo emitas a otros empresarios o autónomos, así como a empresas. Si facturas a particulares no hay que incluir retención.

En caso de incluir el IRPF en las facturas, lo normal es aplicar el tipo general del 15 %, aunque los nuevos autónomos podrán aplicar un tipo reducido del 7 % el año inicial de su actividad y los dos años siguientes.

Esto no es más que un pago anticipado a Hacienda que realiza el cliente en tu nombre (la famosa retención que ingresará trimestralmente) y que tiene una ventaja importante: la obligación de presentar el pago a cuenta trimestral (modelo 130 de IRPF) desaparece, siempre y cuando se hayan emitido facturas con retenciones de IRPF en más del 70 % del importe facturado anual.

Aplicación de IVA en factura

Al contrario de lo que ocurre con el IRPF, los autónomos están obligados a incluir el IVA en la mayoría de sus facturas, tanto si el destinatario de las mismas es un cliente final como si es para un intermediario, ya sea autónomo o empresa.

Para ello, es fundamental tener muy claro qué tipo de IVA se aplica a la actividad o el servicio prestado por el autónomo en cuestión. Así, existe un tipo general del 21 %, un tipo reducido del 10 % y un tipo superreducido del 4 %

Conviene además estudiar las diferentes actividades que están exentas de IVA, como, entre otras,  el servicio postal universal, la asistencia sanitaria, ciertos servicios de formación o las prestaciones de servicios de asistencia social por medio de entidades de derecho público o empresas privadas de carácter social.

También puede ocurrir que aquellos autónomos que trabajen con diferentes productos tengan que aplicar tipos de IVA diferentes, dependiendo de los productos que vendan. Por ejemplo, un librero tendrá que aplicar un IVA del 4 % a los libros, si bien tendrá que aplicar el IVA del 21 % a los bolígrafos y otro material escolar.

 

Sin duda, conocer los entresijos de las facturas para autónomos es fundamental para quien tiene su propio negocio. Sin embargo, gracias a la tecnología contamos con modelos de facturas autónomos o con plantillas de facturas de gran utilidad que nos ayudarán a cumplir con las obligaciones legales de forma más sencilla. Además en muchas ocasiones te resultará de gran utilidad un buen asesor fiscal que pueda despejar tus dudas en cuanto a las complejas leyes de IVA e IRPF relacionadas con las facturas modelo para autónomos.

 

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