Reglamento de facturación: la clave para facturar a tus clientes

La facturación de los servicios o productos comercializados es algo inherente a las actividades mercantiles. No obstante, si se indaga un poco sobre lo que dispone el reglamento de facturación, se verá que esta obligación no concierne a todas las figuras por igual, y presenta ciertos casos excepcionales y peculiaridades en la forma de las facturas.

Tabla de contenidos

La obligación de facturar

El reglamento de facturación vigente obliga a todos los sujetos pasivos (aquellas personas físicas o jurídicas cuya actividad conlleve una obligación tributaria) a presentar una factura por sus operaciones: esto es así porque todas las actividades económicas tienen una repercusión fiscal.

La obligación de facturar se recoge, por un lado, el artículo 29.e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre (también llamada Ley General Tributaria) y, por otro lado, en el artículo 164.3 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre (también conocida como Ley del IVA).

El papel del reglamento de facturación será pues el de desplegar y exponer de forma detallada la obligación de facturación, para que así conozcamos cuándo, y cómo facturar en cada situación. La Agencia Tributaria, de esta forma, consigue que queden documentadas todas las transacciones mercantiles que generen impuestos.

Quiénes están obligados a emitir factura

A la luz de todo lo anterior, se deduce fácilmente una obligación generalizada de facturar; no obstante, esto no afecta a todos los sujetos pasivos.

Entonces ¿quiénes están obligados a expedir factura por la venta de sus productos o servicios? Por norma, todos los empresarios o profesionales autónomos están obligados a presentar factura en los siguientes casos:

Si el cliente es una empresa, profesional, persona jurídica o alguna entidad de la Administración Pública.
Si el objeto de la factura es una exportación o entrega intracomunitaria de bienes con exención de IVA.
Si los bienes de la venta son objeto de montaje o instalación.
Si los bienes de la venta están sujetos a algún impuesto especial.
Si se trata de una operación de venta a distancia en el TAI (Territorio de Aplicación del Impuesto).

Reglamento de facturación : operaciones exentas de emitir facturas

Como dejamos entrever en la introducción, la obligación de presentar factura no afecta a todas las actividades mercantiles: existen algunos casos que conforman la excepción que sigue a casi todas las reglas tributarias.

Las operaciones exentas de IVA, según lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley del IVA.
Las operaciones de entidades acogidas al régimen de recargo de equivalencia, salvo en las entregas de inmuebles donde el sujeto pasivo haya renunciado a la exención regulada en el art. 20 de LIVA.
Las operaciones de entidades acogidas al régimen simplificado de IVA, salvo en las transmisiones de activos fijos.
Las operaciones autorizadas expresamente por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, para facilitar el desarrollo normal de las actividades económicas, es decir, para «suprimir papeleo».
Las prestaciones de servicios financieros o de seguros según lo previsto en el artículo 20 de la Ley del IVA, salvo que se realicen en el TAI o en otro Estado miembro, y estén sujetas y no exentas.
Las operaciones de entidades que tributen por el REAGP (Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca), salvo en casos de IRPF por estimación directa o de entrega de bienes inmuebles que hayan renunciado a su exención.

Sobre el quinto caso, ya aclaramos en nuestro artículo que no es lo mismo «exento» que «no sujeto«: algo se encuentra no sujeto porque el impuesto no es aplicable por Ley , y algo se encuentra exento de un impuesto cuando existe un hecho imponible y se exime de pago por los preceptos de la propia Ley.

CONSEJO: Mucho ojo con no facturar en las operaciones exentas de IVA. Hay muchos casos en los que se debe facturar, tales como Servicios médicos, entregas de bienes inmuebles exentas, exenciones técnicas, transporte de enfermos, etc.

Facturas simplificadas (tickets)

Para que suene de una forma más familiar, las facturas simplificadas cumplen la misma función que los tickets o facturas abreviadas de toda la vida; aparecen en el Reglamento de facturación ( Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre ) como una alternativa válida a las facturas ordinarias en determinadas circunstancias.

Será válido presentar una factura simplificada en todas las operaciones cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido), o bien 3000 euros en supuestos como ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, y servicios de hostelería o restauración, entre una larga y curiosa lista de actividades.

Las principales diferencias entre una factura simplificada y una ordinaria es que, mientras que la ordinaria debe contener todos los datos de quien la emite, la simplificada puede contener solamente su denominación social. Además, la factura simplificada permite que solo se identifiquen los bienes o servicios prestados, al contrario que en la factura ordinaria, donde se deberían describir las operaciones con todo lujo de detalle.

No obstante, conviene recordar que estas facturas no son válidas para la deducción del IVA soportado, salvo en el caso de que cumplan con ciertos requisitos adicionales de contenido.

Facturas rectificativas y de abono

Durante el trabajo diario, pueden surgir situaciones que invaliden una factura emitida con anterioridad, como un defecto en su forma, un error en el tipo impositivo aplicado o un cambio en la base imponible. También puede ser que un cliente efectúe una devolución, o que este haya adquirido un derecho a contraprestación económica por nuestra parte. Para subsanar todas estas situaciones aparecen las facturas rectificativas y de abono.

Estas facturas aparecen en el Reglamento de Facturación, concretamente en los apartados 6 y 7, como el método de corrección o cancelación de una factura emitida previamente.

Las facturas rectificativas y de abono deben tener su propia serie independiente (por ejemplo: si nuestras facturas ordinarias tienen la numeración 001/2020,002/2020… nnn/2020 estas facturas rectificativas pueden ir numeradas como R001/2020, R002/2020, Rnnn/2020). Además deben mencionar la factura a la que rectifican y el motivo de la rectificación.

Hay que tener mucho cuidado con este tipo de facturas cuando lo que se rectifica es un servicio, ya que la obligación de declararlas de forma separada en el modelo 303 hace que hacienda pueda pedir explicaciones a los motivos exactos de esos abonos o facturas rectificativas emitidas. Obviamente justificar la “devolución” de un servicio no es tan sencillo como justificar la devolución de una mercancía.

¿En qué se diferencian las facturas rectificativas y de abono?

Las facturas rectificativas y las facturas de abono no son lo mismo a efectos de contabilidad, aunque la Agencia Tributaria no las distinga a efectos fiscales desde que introdujo las primeras en el RD 1619/2012. La AEAT englobará con el nombre de facturas rectificativas ambos tipos de factura.

Podemos decir que la diferencia fundamental es el importe final de la factura, positivo o negativo:

Las facturas de abono siempre van con signo negativo (que corresponde con la cantidad positiva de la factura que anulan)

Por el contrario las facturas rectificativas van con signo positivo en contabilidad.

Es por lo tanto muy recomendable emitir una factura de abono si existe algún error en los importes originales, de tal forma que con esta factura negativa se corrija la diferencia.

Facturas a particulares

Pero ¿qué hay de la obligación de emitir factura a particulares? Un particular puede querer disponer de la factura de algún bien o servicio que haya adquirido, con la finalidad de utilizarla para deducirse el IVA generado por dicho gasto.

La ley también lo establece como condicionante: si una persona física solicita la emisión de una factura, aunque sea en un contexto en el que no sea obligatorio, el emisor debe proporcionar una factura ordinaria al destinatario.

Como ves, debes conocer el reglamento de facturación para cumplir con tus obligaciones para con tus clientes, así como para identificar los casos especiales. En De Mesa y Vertiz te asesoramos contablemente para que la emisión de facturas no sea un problema para ti. Además, puedes seguir leyendo temas muy relacionados en artículos como estos:

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